Der erste Eindruck entscheidet über die Zusammenarbeit

München. Ob und wie lange ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen bleibt, hängt stark davon ab, wie der Start eines Beschäftigungsverhältnisses, das sogenannte Onboarding, verläuft. "Die gesamte Anfangszeit eines Beschäftigungsverhältnisses stellt eine entscheidende Phase bei der Bindung neuer Mitarbeiter dar", betont Hannes Treier. Der Experte des Softwareanbieters Haufe-Lexware verweist dazu auf eine US-amerikanische Onboarding-Statistik der Aberdeen Group. Sie zeige: Diejenigen Unternehmen, die ihr Onboarding sehr strukturiert betreiben, können 91 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter über das erste Jahr hinaus halten. Bei schlechtem Onboarding verlassen hingegen 70 Prozent das Unternehmen innerhalb des ersten Jahres wieder.

Wie lässt sich gutes Onboarding organisieren? Als Erfolgsfaktoren nennt Treier eine effiziente Abwicklung, die verbindliche Zuteilung von Verantwortlichkeiten, klare Zielsetzungen und die Unterstützung beim Einfinden in die Unternehmenskultur, etwa durch zeitnahe Personalentwicklungsmaßnahmen.

Eine Hilfe dabei können Treier zufolge auch sogenannte Onboarding-Plattformen wie etwa die Haufe Suite sein. Damit erhielten neue Mitarbeiter nach Vertragsunterzeichnung einen personalisierten Zugang und finden dort bereits vor ihrem ersten Arbeitstag wichtige Dokumente und viele hilfreiche Informationen rund um den neuen Arbeitgeber, den Unternehmensstandort, die Unternehmensstrategien, die späteren Aufgabenstellungen und die zukünftigen Kollegen.

Die wichtigsten Dos and Don'ts hat Hannes Treier in einer Checkliste zusammengefasst:

1. Vor dem ersten Arbeitstag beginnen: Mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags beginnt der Onboarding-Prozess – auch wenn der neue Mitarbeiter noch nicht vor Ort ist. Deswegen ist es wichtig, mit dem Neuling Kontakt zu halten. Am besten stellt man ihm schon vor dem ersten Arbeitstag individuelle Informationen zum Unternehmen, dem Standort und den zukünftigen Kollegen zur Verfügung.

2. Konkreten Plan entwickeln – Erfolgreiche Umsetzung garantieren: Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters sollte zentral gesteuert und überwacht werden. Hilfreich dabei ist die Erstellung eines Einarbeitungsplans, in den alle Beteiligten Einblick haben. Durch die klare Verteilung aller Aufgaben sowie die Definition von Arbeitsfeldern und Zielen, entsteht eine strukturierte und prüfbare Erwartungshaltung.

3. Soziale Integration sicherstellen: Unabdingbarer Bestandteil des ersten Arbeitstags muss eine ausführliche Vorstellungsrunde sein. Diese übernimmt im Idealfall ein dem neuen Mitarbeiter zugeteilter Mentor. Zudem sollten im Laufe der Einarbeitungszeit Teambuilding-Maßnahmen wie ein Welcome-Day, Team-Events oder auch gemeinsame Essen in der Kantine geplant werden.

4. Fachliche Einarbeitung perfektionieren: Der Elan, mit dem ein neuer Mitarbeiter startet, will genutzt sein. Daher ist es wichtig, die erste Zeit nicht nur mit Einführungen und Schulungen zu internen Programmen und Betriebsvorgängen zu füllen. Er sollte von Beginn an in Aufgaben eingebunden werden, um das neue Wissen anzuwenden und sein volles fachliches Potential auszuschöpfen.

1. Gleichgültig wirken: Jeder will sich am ersten Tag willkommen fühlen. Die Begrüßung sollte herzlich, der Arbeitsplatz eingerichtet sein. Eine Willkommensmappe mit den wichtigsten Infos zu beispielsweise anstehenden Meetings oder Restaurantempfehlungen, ist eine nette Geste – am besten in Verbindung mit dem Angebot, gemeinsam zu Terminen und in Pause zu gehen.

2. Mit einem Berg von Daten aufwarten: Neue Mitarbeiter müssen in der Einarbeitungszeit zwangsläufig viel lesen und sich informieren. Allerdings kann dieser Prozess leicht in Überforderung enden, wenn zu viele Informationen auf einmal einprasseln. Vorteilhaft ist es, die wichtigsten Dokumente zu kennzeichnen, Themengebiete zu definieren und die Inhalte häppchenweise zu servieren.

3. Mitarbeitergespräche und Feedbackrunden vergessen: Die Anfangszeit in einem Unternehmen ist mit vielen Unsicherheiten verbunden, die Zusammenarbeit muss sich zunächst einspielen. Deshalb sind regelmäßige Feedbackgespräche wichtig. Nur so können Führungskraft sowie Teammitglieder als Starthelfer und Coaches agieren und beide Seiten ihre Erwartungshaltungen miteinander abgleichen.

4. Onboarding-Prozess vorschnell für beendet erklären: Qualität und Nachhaltigkeit sind der Schlüssel zum Erfolg. Unternehmen stecken viel Geld in das Recruiting und werden den ROI niemals erreichen, wenn der Mitarbeiter sich unwohl fühlt und wieder geht. Das Onboarding sollte deshalb mindestens auf die ersten sechs Monate angelegt werden, um eine langfristige Mitarbeiterbindung zu ermöglichen.

Hält man sich an diese Eckpunkte, so betont Hannes Treier, sparen Unternehmen Zeit und beide Seiten können sich auf die jeweiligen Kernthemen fokussieren. Doch nicht nur der Einstieg, sondern auch der Ausstieg will gut organisiert sein. Denn auch die Erfahrungen eines Mitarbeiters im Zuge einer Kündigung prägen das Bild eines Unternehmens. Je professioneller der Kündigungsprozess vom Unternehmen gestaltet werde, desto stärker profitierten beide Parteien, erklärt Treier.

Würden Offboarding-Prozesse, etwa eine strukturierte Übergabe von Projekten und ein erfolgreicher Wissenstransfer, durch eine entsprechende Prozess-Plattform unterstützt, bleibe wichtiges Know-how im Unternehmen. Zudem könne ein standardisiertes Abschlussgespräch zwischen Führungskraft und ausscheidendem Mitarbeiter wertvolle Hinweise auf Optimierungspotenzial im Unternehmen geben. „Und auch eine erneute Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt ist dann nicht ausgeschlossen“ betont Treier. ((Foto: Jorma Bork/pixelio.de)