Defizite beim E-Mail-Handling und bei der IT

Braunschweig. Bei Planung, Aufbau und Betrieb industrieller Großanlagen entstehen durch fehlende Interoperabilität von Verfahren, Programmen und Dokumenten Mehrkosten in Milliardenhöhe.Neben der Chemieindustrie sind davon auch Unternehmen der Automobilindustrie betroffen. Eine Studie der fme AG, einem Spezialisten für Dokumenten-Management in Industrieunternehmen, und des Instituts für Marketing der Technischen Universität Braunschweig hat jetzt bei Energieversorgern und Unternehmen der Prozessindustrie große Defizite im E-Mail-Handling und der IT-Unterstützung benannt. Ein systematisches E-Mail-Management würde Haftungsrisiken senken und Prozesse effizienter machen.

"Wir hätten nicht erwartet, dass von den befragten Unternehmen aus dem Bereich verfahrenstechnischer Anlagen die elektronische Unterstützung nur so punktuell eingesetzt wird. Hier schlummert noch ein sehr großes Effizienzpotenzial“, so die Schlussfolgerung von Wolfgang Fritz, Leiter des Instituts für Marketing der Technischen Universität Braunschweig (TU).

Das Institut für Marketing der TU Braunschweig hatte in der Studie "Lifecycle Management der Dokumentation von verfahrenstechnischen Anlagen“ festgestellt, dass die Mehrheit der befragten Unternehmen den kompletten Datenaustausch noch manuell vollzieht, obwohl meistens elektronische Dokumentationssysteme eingesetzt werden und elektronische Workflows etabliert sind. So stellen alle befragten Unternehmen ihren Partnern Dokumente insbesondere via E-Mail und via Post zur Verfügung. Dabei werden die E-Mails überwiegend ohne Akten-, Vorgangs- oder Projektbezug archiviert. Lediglich 21 Prozent der Unternehmen archivieren die E-Mails vorgangsbezogen über ein Dokumenten-Management-System. Als ein Fazit nennt Fritz: "Unsere Studie zeigt, dass die Prozessketten nicht durchgängig elektronisch unterstützt werden, Medienbrüche vorherrschen, und es scheint fraglich, ob so alle haftungsrelevanten Dokumente vollständig verfügbar gehalten werden können.“

Laut fme ist die Dokumentation verfahrenstechnischer Anlagen meistens unzureichend gelöst. "Während eines langen Anlagenlebenszyklus muss die Dokumentation bei vielen Änderungen konsistent und up to date gehalten werden“, erläutert Michael Nikel, Solution Consultant bei fme. Hier fehle es häufig am Überblick über die laufenden Änderungen und an der revisionssicheren Ablage aller relevanten Unterlagen. "Die unzureichende und nicht vorgangsbezogene E-Mail-Archivierung hat diese Problematik erheblich verstärkt und die Haftungsrisiken erhöht“, so Nikel. Nach seiner Einschätzung entstehen für die gesamten Dokumentationsleistungen Kosten von bis zu zehn Prozent des Anlagenneuwerts.

Die Ergebnisse der Studie "Lifecycle Management der Dokumentation von verfahrenstechnischen Anlagen“ können kostenlos von der Webseite der fme AG heruntergeladen werden.